GenPI.co - Absensi bukan hanya sekadar data absensi pegawai. Sistem juga dikelola, yang akan membantu manajemen untuk membuat keputusan atau kebijakan.
Untuk itu, ada sistem manajemen absensi khusus yang biasa disebut manajemen absensi. Attendance management software berkaitan erat dengan produktivitas tempat kerja dan profitabilitas organisasi.
Melacak kehadiran karyawan dapat membantu perusahaan tumbuh di area bisnis masing-masing. Dengan berkembangnya teknologi, pengelolaan absensi juga dapat dilakukan melalui software.
Ini adalah aplikasi yang dirancang untuk mengelola data kehadiran perusahaan, karena dapat dilakukan secara otomatis, pengoperasiannya menjadi lebih optimal.
Salah satu penyedia perangkat lunak attendance management software dan kehadiran tersebut banyak yang tersebar dan tersedia di internet.
Sebagai penyedia layanan sistem informasi sumber daya manusia, banyak software yang menyediakan perangkat lunak attendance management software dan kehadiran dengan keunggulan yang sangat dibutuhkan perusahaan.
Apa itu perangkat lunak attendance management software?
Perangkat lunak manajemen absensi adalah perangkat lunak khusus yang digunakan untuk merekam, menyimpan, dan mengelola data kehadiran karyawan.
Perusahaan tidak lagi membutuhkan tumpukan kertas atau mesin sidik jari untuk mengatur absensi karyawan.
Dengan menggunakan software absensi, data absensi yang masuk akan diolah, kemudian dapat diringkas menjadi sebuah laporan, yang nantinya akan diintegrasikan dengan berbagai proses pengembangan sumber daya manusia lainnya (seperti laporan penggajian, evaluasi kinerja, liburan, dll).
Data kehadiran karyawan juga sangat berguna untuk pengambilan keputusan HRD. Misalnya, seorang karyawan tampaknya selalu datang tepat waktu, tetapi kinerjanya akhir-akhir ini menurun.
HRD akan mencari tahu penyebab penurunan kinerja karyawan dan mencari cara untuk mengatasi penurunan tersebut.
Oleh karena itu, pengambilan keputusan HRD akan didasarkan pada informasi dan data akurat yang disediakan oleh attendance management software.
Perusahaan Kecil, Menengah dan Besar Sudah Menggunakan Attendance Management Software
Bisa dibilang jika mesin absensi atau attendance management software sendiri merupakan perangkat yang wajib harus ada di sebuah perusahaan saat ini. Baik itu perusahaan skala kecil, menengah atau besar.
Adanya sebuah mesin atau attendance management software karyawan ini tentunya akan mempermudah dalam mengetahui dan melihat bagaimanakah ketepatan karyawan ketika hadir.
Terbilang juga jika attendance management software ini berperan begitu pentingnya bagi pimpinan atau pemilik dari instansi tersebut.
Supaya suatu saat dapat mengecek tingkat absensi atau kehadiran serta mengelola data absensi karyawan tersebut, attendance management software begitu penting harus ada di sebuah perusahaan.
Jika dahulu attendance management karyawan dilakukan secara manual, tapi seiring dengan zaman yang terus berkembang, perkembangan absensi tumbuh semakin pesat dengan adanya kemunculan beragam fitur yang ada di dalamnya.
Bahkan yang begitu populer telah muncul mesin absensi yang menggunakan attendance management software dengan mempergunakan sidik jari atau fingerprint.
Tentunya dengan adanya pendataan absensi karyawan yang mempergunakan metode absensi digital ini diketahui akan lebih unggul apabila dibandingkan dengan menggunakan metode manual, karena pendataan absensinya dilakukan secara digital.
Tentunya hal ini merupakan keunggulan dari mesin absensi itu sendiri yang bisa diakses dan dilihat secara langsung dengan mempergunakan perangkat digital yang dimiliki.
Adapun memang hal yang harus dilakukan sebelum mempergunakan absensi digital ini adalah data dan identitas nya terlebih dahulu harus dimasukkan ke dalam sistemnya.
Biasanya identitas-identitas yang dimasukkan tersebut adalah data-data seperti nama karyawan, jabatan, username, password dan juga nomor induk pegawai.
Apabila beragam data tersebut telah semuanya dimasukkan ke dalam attendance management karyawan digital tersebut.
Maka mesin absensi ini sudah bisa selanjutnya dioperasikan dengan baik. Bagi tiap-tiap karyawan yang datang ke kantor mereka maka wajib menginputkan identitas unik seperti halnya sidik jari, nip dan pin.
Hal tersebut mereka lakukan sebelum memulai bekerja supaya tingkat kehadiran mereka bisa dimasukkan dan dihitung ke dalam sistemnya.
Beberapa Jenis Attendance Management Karyawan
Mesin Absensi Karyawan Kartu Manual
Sampai dengan saat ini bahkan sejarah telah mencatat. Jika alat absensi kartu manual merupakan salah satu jenis absensi yang pertama kali dipergunakan di kantor semenjak kurang lebih dua abad yang lalu.
Attendance management software ini perlu Anda ketahui akan mempergunakan mesin almano yang mempergunakan sistem ceklok.
Ini memungkinkan karyawan yang hadir hendak masukkan hadir ke mesin almano. Kemudian bagi karyawan yang telah menginputkan kartu jam hadir tersebut ke mesin almano.
Maka pencetakan waktu secara real time akan dilakukan mesin tersebut pada kartu jam hadir karyawan.
Pada mesin absensi karyawan kartu manual ini pada umumnya memang akan terdiri dari sebuah lubang yang dipergunakan untuk kemudian memasukkan kartu absen karyawan.
Supaya Anda bisa melihat waktu saat ini maka dipergunakanlah jam analog. Nantinya waktu yang terdapat di dalam jam analog inilah yang tercetak pada kartu jam hadir karyawan tersebut.
Saat ini sendiri memang telah banyak yang mulai meninggalkan attendance management karyawan ini karena sebab beberapa hal.
Misalnya saja adalah susahnya proses yang berjalan dikarenakan divisi HRD wajib mendata dan mencatat kehadiran karyawan tersebut secara manual.
Hal inilah yang dianggap memakan waktu yang begitu banyak sehingga tidak akan efisien lagi. Mengapa demikian? Karena hal tersebut begitu banyak menggunakan banyak kertas, dan rentan sekali jika terjadi kecurangan.
Hal tersebut juga dikarenakan seorang atau beberapa karyawan dapat saja menitipkan kartu hadir mereka kepada temannya ketika datang telat atau bolos.
Absensi Magnetic Card Digital
Bisa dibilang jika sistem atau absensi karyawan yang menggunakan magnetik card digital ini adalah campuran antara mesin absensi digital dengan mesin absensi kartu manual.
Sudah semenjak tahun 1980 mesin absensi karyawan ini telah mempergunakan kartu identitas atau biasa disebut juga sebagai Magnetic ID Card.
Mesin yang satu ini dipergunakan untuk mendata daftar absensi atau kehadiran juga. Nantinya identitas dari karyawan tersebut, yang mana telah terdata pada di dalam attendance management ini akan langsung bisa terdeteksi dengan hanya mempergunakan kartu pada slot mesin.
Ini mengartikan jika penggunaan dari mesin absensi karyawan ini jauh lebih efektif dan juga cukup sederhana. Anda hanya cukup menggesekkan kartu identitas absensi karyawan langsung masuk ke dalam mesin.
Tapi jika dilihat memang tindakan pendataan absensi karyawan tersebut layaknya seperti attendance management karyawan manual.
Jika dilihat juga memang mesin absensi karyawan yang mempergunakan card digital ini masih rawan untuk disalahgunakan.
Kemungkinan besar juga karyawan masih cenderung menitipkan ID card mereka kepada rekan kerja yang lainnya untuk melakukan pendataan absensinya.
Perlu Anda ketahui juga jika mesin absensi magnetic card ini dipergunakan dengan cara memasukkan terlebih dahulu ke dalam sistem mereka.
Setelah itu kartu memasukkan kartu yang nantinya akan dipergunakan oleh karyawan tersebut langsung ke dalam slot mesin attendance management karyawan. Hal ini bertujuan untuk melakukan autentifikasi terhadap sistem pemilik perusahaan.
Apabila instalasi telah berhasil dilakukan maka penggunaan mesin attendance management karyawan berikutnya adalah dengan cara menggesek ID card setiap karyawan.
Hal tersebut dilakukan sebelum mereka berangkat bekerja. Setelah itu secara otomatis data karyawan yang nantinya akan masuk tersebut ke dalam sistem sehingga data itu bisa diproses oleh bagian staff HR.
Penggunaan Attendance Management Fingerprint atau Sidik Jari
Pengenalan serta penggunaan pertama kali mesin absensi jenis ini adalah pada tahun 1997. Bisa dibilang juga kalau attendance management karyawan ini merupakan mesin absensi berbasis biometrik menggunakan sidik jari karyawan dalam mempergunakan pendataan absensi karyawannya. Mengapa dilakukan hal demikian?
Hal tersebut karena setiap orang akan mempunyai sidik jari yang cenderung akan berbeda-beda masing-masingnya. Sehingga akan lebih cocok untuk dipergunakan sebagai identitas karyawan.
Attendance management karyawan yang satu ini juga dipergunakan dengan begitu simple dan praktis, sehingga dapat langsung membuat karyawan tersebut melakukan absensi kehadiran mereka.
Caranya adalah dengan mereka menempelkan seluruh atau salah satu jari pada layar yang sudah disediakan pada sistem absensi karyawan ini.
Mesin Absensi yang Menggunakan Attendance Management Software Solution
Bisa dibilang jika mesin attendance management karyawan ini menggunakan Attendance Management Software solution sebagai salah satu metode pendataan kehadiran, dan juga terbilang cukup populer.
Hal tersebut dikarenakan attendance management karyawan ini mempergunakan software berbasiskan iOS dan android. Sehingga proses absensi akan jauh lebih efisien dan mudah.
Mekari Talenta adalah salah satu layanan absensi yang menggunakan Attendance Management Software solution, yang telah banyak digunakan oleh perusahaan besar.
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Aplikasi HRD biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.
Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Mekari Talenta:
1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah
Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah.
Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini.
2. Kostumisasi yang sangat terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
3. Tim Support yang efektif dan responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal.
Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.
Di atas adalah beberapa attendance management karyawan yang dapat digunakan oleh perusahaan baru dalam mengelola karyawannya. Semoga bermanfaat. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News