GenPI.co - Sistem pencatatan persediaan selalu ada ketika menjalankan perusahaan, baik dagang, manufaktur, maupun jasa.
Pada perusahaan dagang atau penjualan, manajemen akan menerapkan sistem pencatatan persediaan barang dagang atau penjualan.
Sistem tersebut dilakukan agar memudahkan suatu perusahaan dalam mengelola transaksi penjualan maupun pembelian yang dilakukan.
Dilihat dari berbagai macam jenis operasional perusahaan, tidak hanya barang yang sudah diproduksi atau siap jual yang dikategorikan sebagai persediaan.
Inventory juga mencakup barang yang sedang dalam proses produksi atau masih dalam proses penyelesaian.
Di antaranya termasuk juga bahan baku serta perlengkapan yang hendak digunakan dalam proses produksi tersebut.
Sistem pencatatan persediaan atau inventory sangat penting dilakukan untuk menentukan jumlah dari persediaan yang optimal, tetapi dengan biaya total yang minimal.
Persediaan atau inventory sendiri biasanya meliputi bahan mentah atau bahan baku, bahan pembantu, suku cadang, bahan work in process atau bahan dalam proses, dan finished good atau barang jadi yang ditimbulkan karena ketidakpastian dari pasokan supplier, permintaan, dan waktu pemesanan.
Dalam manajemen persediaan, sistem inventory atau sistem pencatatan persediaan ini memiliki beberapa manfaat penting di antaranya di bawah ini:
1. Menghindari Kekurangan Bahan atau Out of Stock
Apabila pelanggan hendak membeli barang dagangan, tetapi perusahaan tidak memiliki stok barang tersebut, karena tidak adanya sistem inventory atau sistem pencatatan persediaan barang yang baik, sudah pasti perusahaan bisa kehilangan kesempatan untuk mendapatkan keuntungan.
Namun, untuk menghindari hal-hal seperti itu, maka sudah menjadi kewajiban bagi perusahaan untuk memiliki sistem pencatatan persediaan barang yang terkontrol.
2. Meningkatkan Pemasaran atau Marketing
Apabila perusahaan Anda memiliki persediaan barang dagangan atau jualan yang sangat lengkap, para pelanggan ataupun calon pelanggan pun bisa terkesan dengan kelengkapan dari barang dagangan yang perusahaan Anda tawarkan.
Dengan begitu, otomatis reputasi perusahaan Anda pun bisa meningkat. Ditambah lagi, apabila perusahaan Anda selalu mampu untuk memenuhi pesanan pelanggan pada saat diperlukan, kepuasan pelanggan pun pastinya juga bisa semakin baik dan perusahaan Anda juga secara otomatis semakin untung.
3. Peningkatan Pelayanan atau Service
Para pelanggan biasanya tidak hanya meminta kecepatan penghantaran barang saja, tetapi juga ketepatan dan kepercayaan.
Dengan adanya pengintegrasian stok barang dengan penjualan melalui sistem inventory atau sistem pencatatan persediaan, tentunya bisa memungkinkan otomatisasi untuk memenuhi permintaan setiap pelanggan dan calon pelanggan dengan mudah.
Selain itu, hal tersebut juga bisa menjamin apabila produk sampai pada tempat yang benar dan pada waktu yang tepat.
Perusahaan Anda bisa merespon permintaan para pelanggan secara cepat, karena secara otomatis selalu terhubung dengan informasi ketersediaan produk atau barang di gudang ataupun di toko Anda.
4. Pengontrol Persediaan serta Pengambilan Keputusan
Adanya sistem inventory atau sistem pencatatan persediaan bisa memungkinkan adanya fleksibilitas dari distribusi dan penyimpanan barang-barang secara menyeluruh.
Sistem tersebut memungkinkan perusahaan Anda untuk bisa selalu memantau dan mengontrol persediaan barang-barang tersebut.
Adanya akses instan pada data-data penting biasanya meliputi ketersediaan persediaan barang, seperti jumlah barang yang ada, jumlah barang yang harus dipesan lagi, serta biaya yang bisa diketahui pada saat itu juga pada persediaan.
Hal itu bisa memudahkan perusahaan Anda dalam mengambil keputusan yang berhubungan dengan persediaan barang yang harus pelanggan miliki dan besarnya biaya yang harus dibayarkan.
Strategi Inventory atau Persediaan Barang
Ada beberapa cara yang bisa perusahaan Anda lakukan dalam upaya untuk mengatur dan mempersiapkan persediaan barang dagangan para pelanggan, seperti beberapa cara berikut ini:
1. Lot Size Inventory
Lot size inventory adalah inventory atau pengadaan persediaan barang dalam jumlah yang besar melebihi perkiraan kebutuhan yang ada pada saat ini.
Hal tersebut biasanya dilakukan untuk memanfaatkan potongan harga atau diskon dan ongkos pengiriman persediaan barang dagangan.
2. Fluctuation Stock
Fluctuation stock adalah pembelian persediaan barang untuk menghadapi berbagai macam kemungkinan terjadinya fluktuasi permintaan dari setiap pelanggan yang sulit diperkirakan.
3. Anticipation Stock
Anticipation stock adalah cara pembelian persediaan barang demi menghadapi lonjakan permintaan dari setiap konsumen yang bisa diramalkan atau telah diprediksi.
4. Persediaan Konsinyasi
Barang konsinyasi adalah persediaan yang biasanya ditempatkan atau dititipkan di tempat lain atau toko lain untuk dijualkan. Bisa ditempatkan di cabang, di tempat para agen, dan bisa juga ditempatkan di mitra usaha.
Metode Pencatatan Persediaan Barang
Terdapat 2 macam metode sistem pencatatan persediaan yang bisa dipilih oleh perusahaan Anda dalam menjalankan bisnis atau usaha Anda, yaitu:
1. Metode Pencatatan Perpetual (Perpetual Inventory Method)
Metode tersebut adalah metode di mana pencatatan persediaan dilakukan setiap waktu secara terus-menerus berdasarkan transaksi pemasukan dan pengeluaran persediaan produk atau barang beserta retur atas pembelian produk atau barang yang dilakukan oleh sebuah perusahaan.
Metode seperti ini juga disebut sebagai metode buku, yaitu di mana setiap persediaan produk atau barang masuk dan keluar selalu dicatat dalam pembukuan.
Apabila menggunakan metode pencatatan persediaan perpetual, maka perusahaan Anda bisa menjadi lebih gampang dalam menyusun laporan neraca serta laporan laba rugi.
Dengan dilakukannya pencatatan secara terus-menerus dalam buku jurnal, perusahaan Anda bisa dengan mudah mengetahui persediaan barang yang sebenarnya.
Sehingga, untuk mengetahui jumlah persediaan barang yang akhir, perusahaan Anda tidak perlu lagi melakukan penghitungan fisik atau stok opname pada persediaan yang tersisa.
Apabila ingin menjamin keakuratan pada pencatatan, perusahaan Anda bisa melakukan penghitungan fisik pada jumlah persediaan barang terakhir yang dilakukan satu kali dalam setahun.
Barang-barang yang sesuai untuk diterapkan menggunakan metode pencatatan perpetual seperti ini adalah produk atau barang-barang dengan nilai jual tinggi dan produk atau barang yang mudah untuk dicatat pemasukan dan pengeluarannya dalam gudang yaitu, seperti furniture, mobil, peralatan rumah tangga, seperti kulkas, kompor, mesin cuci, dan lain sebagainya.
Metode pencatatan persediaan perpetual juga memiliki ciri-ciri. Ciri-cirinya adalah sebagai berikut:
1. Pembelian atas barang dagang atau jual atau bahan baku yang mau diproduksi, kemudian hendak dicatat dengan mendebit akun persediaan barang dan akun kas/ utang dicatat dalam kredit.
2. Retur pembelian, biaya transportasi masuknya produk atau barang, diskon atas pembelian produk atau barang, dan pengurangan harga produk atau barang dicatat dengan mendebit akun persediaan barang.
3. HPP atau harga pokok penjualan langsung dihitung ketika setiap transaksi yang dilakukan dan pencatatan dilakukan dengan mendebit akun harga pokok penjualan dan mengkreditkan dalam persediaan barang.
4. Persediaan merupakan akun pengendalian yang dilengkapi dengan buku besar pembantu atau yang biasa disebut buku jurnal. Buku besar pembantu atau buku jurnal tersebut berisikan catatan persediaan yang berbeda-beda sesuai dengan setiap jenis persediaannya.
Catatan dalam buku besar pembantu atau jurnal, yaitu berupa catatan kuantitas dan harga dari setiap jenis persediaan barang yang ada dalam persediaan barang tersebut.
Kelebihan Metode Perpetual
Sistem pencatatan persediaan barang dagang dengan menggunakan metode perpetual bisa lebih akurat. Hal tersebut dikarenakan pencatatannya dilakukan secara detail dan terperinci.
Dengan begitu, apabila terjadi kehilangan barang persediaan bisa dengan mudah dilacak oleh perusahaan Anda.
Metode pencatatan barang dengan metode perpetual ini sendiri biasanya dilakukan oleh jenis perusahaan yang menawarkan atau menjual produk atau barang yang memiliki harga yang lumayan mahal dan jarang, seperti mobil sport dan mobil-mobil limited edition.
2. Metode Pencatatan Periodik (Periodic Inventory Method)
Metode pencatatan periodik adalah metode pencatatan persediaan barang yang sederhana dan mudah untuk dilakukan. Dalam metode pencatatan periodik ini, pencatatan atas penjualan dan pembelian dibedakan satu sama lain.
Sistem pencatatan persediaan barang atas penjualan dicatat dengan mengkredit akun penjualan dan mendebit akun kas atau piutang.
Sedangkan, untuk sistem pencatatan persediaan barang atas pembelian dicatat dengan mengkredit akun kas atau utang dan mendebit akun pembelian.
Apabila perusahaan Anda menerapkan metode pencatatan periodik, akan lebih sulit untuk mengetahui jumlah persediaan produk atau barang dalam waktu tertentu.
Perusahaan Anda hanya bisa mengetahui jumlah persediaan produk atau barang di akhir periode yang disebut juga jumlah persediaan produk atau barang terakhir dengan melakukan penghitungan fisik atau stok opname pada jumlah persediaan produk atau barang terakhir.
Produk atau barang-barang yang sesuai untuk diterapkan menggunakan metode pencatatan periodik seperti ini adalah produk atau barang-barang dengan nilai jual yang relatif lebih murah dan penjualannya pun cukup sering dilakukan.
Pada metode pencatatan periodik seperti ini, penyesuaian akhir periode bisa Anda lakukan dengan menutup persediaan produk atau barang awal. Kemudian mencatat persediaan produk atau barang akhir yang telah dilakukan penghitungan fisik sebelumnya.
Untuk menentukan saldo akhir pada metode pencatatan periodik ini bisa perusahaan Anda lakukan dengan penghitungan yaitu menggunakan penghitungan nilai fisik persediaan barang atau stock opname yang dikalikan dengan harga pokok penjualan pada satuan produk atau barang.
Harga pokok penjualan bisa perusahaan Anda peroleh dari data persediaan produk atau barang awal dan data persediaan barang akhir.
Kelebihan Sistem Periodik
Kelebihan metode periodik ini bisa lebih menghemat waktu dan tenaga. Alasannya karena sistem pencatatan persediaan produk atau barang dalam metode periodik ini hanya dilakukan secara periodik saja yang biasanya terjadi pada periode akhir.
Itulah penjelasan terkait pengertian, manfaat, strategi, dan perbedaan metode pencatatan akuntansi persediaan barang antara metode perpetual dengan metode periodik.
Jadi, kedua metode tersebut bisa diterapkan sesuai dengan jenis dan kondisi perusahaan Anda masing-masing agar sistem pencatatan persediaan barang dalam setiap perusahaan Anda berjalan dengan maksimal.
Akan tetapi, untuk sekarang Anda tidak perlu lagi bingung untuk melakukan pencatatan akuntansi atau barang, karena telah tersedia sistem pencatatan persediaan yang terintegrasi seperti Jurnal by Mekari.
Aplikasi atau software ini mampu membantu perusahaan Anda dalam mengatur seluruh transaksi di perusahaan Anda, mulai dari penggajian, penjualan, pembelian, persediaan barang, sampai akuntansi dan laporan keuangan. Untuk informasi lebih lanjut terkait Jurnal by Mekari bisa Anda kunjungi di Jurnal.id. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News