Mengenal Perbedaan Recruitment Software & Seleksi Ketenagakerjaan

GenPI.co - Rekrutmen (recruitment) dan seleksi (selection) merupakan 2 aspek penting dalam fungsi pengadaan tenaga kerja (procurement).

Kedua aspek tersebut berperan penting dalam menentukan karyawan seperti apa yang akan bekerja dalam perusahaan. Namun, masih banyak yang kebingungan untuk membedakan keduanya.

Mau tahu apa bedanya? Simak pembahasannya berikut ini!

1. Proses Pengadaan Tenaga Kerja: Rekrutmen (Recruitment)

BACA JUGA:  Soal Rekrutmen Eks Pegawai KPK, LSAK: Ada Keluhan Pemaksaan

Definisi rekrutmen sendiri sudah banyak diungkapkan oleh para ahli.

Salah satunya Filippo (1984) yang mendefinisikan rekrutmen sebagai penarikan calon pegawai/tenaga kerja adalah proses pencarian tenaga kerja yang dilakukan secara seksama.

BACA JUGA:  Update Rekrutmen Bersama BUMN 2022, Pendaftar Milenial 250 Ribu

Sementara itu, Werther dan Davis (1996) mendefinisikannya sebagai proses untuk mendapatkan dan untuk merangsang pelamar-pelamar yang mempunyai kemampuan-kemampuan agar menjadi pegawai.

Kesimpulannya, rekrutmen atau penarikan calon pegawai merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan secara terencana guna memperoleh calon-calon pegawai yang memenuhi syarat yang dituntut dalam suatu jabatan yang dibutuhkan oleh organisasi atau perusahaan.

BACA JUGA:  Update Rekrutmen Bersama BUMN 2022, Jumlah Pelamar Sudah 1,2 Juta

Artinya, melalui proses ini perusahaan atau organisasi dapat memperoleh pelamar yang sesuai dengan tuntutan jabatannya (job requirement).

Tuntutan jabatan ini akan terurai secara rinci dalam uraian jabatan (job description), spesifikasi jabatan (job specification), dan standar penampilan jabatan (job performance standard).

Tujuan rekrutmen adalah menerima pelamar sebanyak banyaknya sesuai dengan kualifikasi kebutuhan perusahaan dari berbagai sumber. Proses rekrutmen bisa dilakukan melalui recruitment software.

2. Proses rekrutmen sebagai salah satu pengadaan tenaga kerja

Sebuah proses rekrutmen dimulai dari pencarian pelamar di mana para recruiter akan mengidentifikasi lowongan pekerjaan melalui perencanaan SDM dan permintaan manajer.

Setelah lowongan teridentifikasi, maka recruiter akan mempelajari dan menemukan persyaratan yang cocok dengan melakukan review terhadap informasi analisis pekerjaan yang juga diinformasikan kepada manajer.

Proses ini diakhiri dengan diterimanya sekelompok surat lamaran. Jadi, hasilnya nanti akan berupa sekelompok pelamar yang dipilih melalui proses seleksi.

Umumnya, external recruitment akan dilakukan apabila tidak ada karyawan perusahaan yang memenuhi syarat sebuah jabatan, sehingga proses internal recruitment tidak dapat dilakukan.

Adapun penjabaran lengkap mengenai tahapan proses rekrutmen adalah sebagai berikut:

• Penetapan Jabatan yang Membutuhkan Tenaga Kerja.
• Mengambil Data Uraian Jabatan, Spesifikasi Jabatan, dan Standar Penampilan Jabatan.
• Mencari Data Sumber Tenaga Kerja Intern.
• Mencari Tenaga Kerja Ekstern.

3. Alternatif rekrutmen

Para karyawan yang diproses dalam rekrutmen serta dinyatakan lulus seleksi, kemudian diterima menjadi karyawan, nantinya akan sukar untuk dikeluarkan (diberhentikan) meskipun mereka hanya memperlihatkan kinerja marjinal.

Oleh karena itu, perusahaan biasanya akan mempertimbangkan berbagai alternatif sebelum memutuskan untuk melakukan rekrutmen.

Alternatif terhadap rekrutmen antara lain adalah sebagai berikut:

• Overtime (Kerja Lembur): Metode yang paling umum digunakan untuk  menghadapi fluktuasi jangka pendek dalam volume kerja yakni menggunakan tenaga kerja overtime atau kerja lembur.
• Subcontracting: Pendekatan ini memiliki kelebihan apabila subkontraktor lebih baik keahliannya sehingga dapat memberi manfaat besar bagi kedua belah pihak.
• Temporary Employees: Perusahaan memberikan tugas pada pegawainya sendiri untuk kepentingan langganannya dan memenuhi kewajiban yang diberikan kepadanya oleh pemberi kerja.
• Employee Leasing: Perusahaan secara formal memberhentikan beberapa atau sebagian besar karyawannya kemudian suatu leasing company mempekerjakan mereka dengan upah yang sama.

4. Pengadaan Tenaga Kerja: Seleksi (Selection)

Setelah melakukan rekrutmen, tahapan selanjutnya yakni menetapkan calon pegawai mana yang memenuhi syarat untuk bisa diterima, dan pegawai mana yang ditolak lamarannya.

Tahapan ini disebut seleksi, yaitu rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi untuk dapat mengambil keputusan tentang siapa-siapa dari calon pegawai yang paling tepat (memenuhi syarat) untuk bisa diterima.

Definisi seleksi sendiri sudah banyak diungkapkan oleh para ahli, salah satunya T. Hani Handoko (1996:146) yang mendefinisikannya sebagai serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau tidak diterima oleh perusahaan tersebut.

Sementara, Malayu S.P Hasibuan (2002:47) menyebut seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan.

5. Tujuan seleksi sebagai salah satu pengadaan tenaga kerja

Proses seleksi memiliki tujuan utama yakni memenuhi kuota pengadaan tenaga kerja dan memilih karyawan yang paling tepat dalam kualitas maupun kuantitas untuk mengemban jabatan dan tugasnya.

Namun, pada umumnya tujuan seleksi yang telah dijabarkan lebih lanjut adalah sebagai berikut:

Untuk mendapatkan para karyawan yang memenuhi syarat dan mempunyai kualitas sebagaimana yang dibutuhkan( jujur, disiplin, terampil, kreatif, loyal, dan berdedikasi tinggi).

Untuk mengukur kemampuan calon karyawan atau pelamar, apakah dapat mengerjakan pekerjaan tertentu yang dibutuhkan.

Untuk menyiapkan dan membentuk kader-kader karyawan yang dapat menunjang kegiatan perusahaan di masa yang akan datang.

6. Proses seleksi sebagai salah satu pengadaan tenaga kerja

Proses seleksi dimulai sesaat setelah calon pegawai melamar dan berakhir dengan keputusan untuk mempekerjakannya atau tidak.

Setiap informasi yang telah diperoleh tentang diri pelamar kemudian akan dianalisis secara cermat, mengacu kepada uraian jabatan, spesifikasi jabatan, dan standar jabatan yang telah disusun oleh organisasi untuk suatu jabatan yang ditawarkan.

Semua informasi ini dapat direkap melalui recruitment software. Dengan recruitment software, tim HR bisa merekrut pelamar dengan lebih mudah.

Hasil analisis akan dibandingkan satu dengan yang lainnya untuk dapat menetapkan pelamar mana yang paling memenuhi syarat dan pelamar mana yang tidak memenuhi syarat.

Meski tidak ada prosedur standar dalam seleksi calon pegawai, namun secara umum terdapat langkah-langkah yang banyak dilakukan oleh organisasi/perusahaan masing-masing.

7. Kualifikasi dasar seleksi

Dalam seleksi pegawai, tentunya ada beberapa kualifikasi dasar yang menjadi dasar dari proses tersebut. Menurut Malayu S.P Hasibuan (2001), kualifikasi tersebut antara lain:

• Keahlian: digolongkan menjadi tiga macam, yaitu: Teknikal Skill  (keahlian yang dimiliki oleh pegawai), Human Skill (keahlian yang dimiliki sub pimpinan), Konseptual Skill (keahlian yang dimiliki oleh pucuk pimpinan).
• Pengalaman: merupakan salah satu pertimbangan utama dalam proses seleksi.
• Kesehatan fisik: kesehatan penting untuk dapat menduduki suatu jabatan karena mempengaruhi absensi dan performansi.
• Pendidikan: merupakan suatu indikator yang mencerminkan kemampuan seseorang untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan.
• Umur: akan mempengaruhi kondisi fisik, mental, kemampuan kerja, dan tanggung jawab seseorang. Umur pekerja juga diatur oleh undang-undang perburuhan.
• Kerja sama: kemampuan kerja sama juga diperhatikan dalam proses seleksi. Kesediaan kerja sama, baik vertikal maupun horizontal merupakan kunci keberhasilan perusahaan, asalkan kerja sama itu sifatnya positif serta berasaskan kemampuan.
• Kejujuran: merupakan kualifikasi seleksi yang sangat penting karena kejujuran merupakan kunci untuk mendelegasikan tugas kepada seseorang.
• Inisiatif dan kreatif: merupakan kualifikasi seleksi yang penting karena inisiatif dan kreativitas dapat membuat seseorang mandiri dalam menyelesaikan pekerjaannya.
• Kedisiplinan: untuk menyelesaikan tugas dengan baik seseorang harus disiplin, baik pada dirinya sendiri maupun pada peraturan perusahaan.

8. Rekrutmen vs Seleksi?

Terdapat perbedaan antara rekrutmen dan seleksi. Rekrutmen merupakan terminologi yang lebih luas, yaitu upaya untuk mendapatkan sumber daya manusia dalam suatu organisasi.

Sedangkan seleksi lebih merujuk pada cara atau metode keputusan yang dipilih atau dibuat dalam kerangka rekrutmen.

Dalam bagian kepegawaian, penarikan pegawai dan seleksi kerap dikombinasikan dan disebut dengan “fungsi penempatan pegawai (employment function)”.

Rekrutmen dan seleksi merupakan dua hal berbeda, meski saling berhubungan.

Umumnya proses seleksi akan dilakukan setelah proses rekrutmen selesai. Ketika proses rekrutmen berlangsung, sebaiknya tim HR menggunakan recruitment software dari Talenta.

9. Rekrutmen dan Seleksi: Kedua aspek dalam pengadaan tenaga kerja

Sesungguhnya proses pengadaan tenaga kerja itu panjang dan rumit, namun proses ini sangat penting demi keberlangsungan perusahaan.

Prosesnya dapat disederhanakan dengan menggunakan recruitment software dari Talenta.

Recruitment software ini user friendly dan tidak memerlukan banyak waktu untuk mengoperasikannya.

Dengan demikian diperlukan pengetahuan untuk selalu dapat melakukannya dengan baik secara berkesinambungan.

10. Proses Rekrutmen dengan Talent by Mekari

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Sehingga hadirnya Talenta by Mekari memberikan solusi dengan menghadirkan online recruitment software yang dapat diakses secara online dan dapat membantu mengotomatisasi proses seperti pembayaran gaji dan absensi dalam suatu dashboard yang mudah digunakan.

Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi Anda bisa berlangganan recruitment software secara tahunan ke Talenta.

Selain itu, semua data yang ada di dalam recruitment software dari Talenta by Mekari akan terjamin keamanannya, karena recruitment software ini memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.

Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.

11. Fitur Talenta by Mekari

Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.

• Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
• Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
• Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
• Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
• Aplikasi penghitung gaji karyawan dan slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.

Dengan fitur - fitur pada recruitment software, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.

Tertarik mencoba recruitment software dari Talenta secara gratis? Kunjungi recruitment software dari Talenta sekarang juga! (*)