GenPI.co - Perkembangan bisnis dan jumlah transaksi membuat penjualan membutuhkan pencatatan yang lebih representatif.
Penjualan tidak bisa lagi dicatat secara manual. Awalnya, kasir memegang peranan sangat besar untuk mencatat penjualan.
Aplikasi Penjualan yang sangat beragam membuat Anda bisa memilih sesuai kebutuhan. Misalnya, hanya membutuhkan aplikasi POS untuk mencatat sendiri sebagai owner dan hanya memerlukan aplikasi kasir offline.
Bisa juga bagi Anda mengelola banyak toko sampai ratusan toko sehingga membutuhkan fungsi aplikasi pos online yang bisa mendukung laporan konsolidasi dari banyak toko secara otomatis dan langsung (real-time).
Pilih Aplikasi Penjualan Online vs Offline? Mana yang Cocok?
Sejak teknologi internet ditemukan dan digunakan untuk umum, industri aplikasi/software turut menikmati aplikasi-aplikasi yang berjalan online dibanding sebelumnya aplikasi penjualan hanya berjalan offline.
Demikian juga halnya aplikasi penjualan yang tersedia ikut berevolusi dari aplikasi offline menggunakan komputer desktop menjadi aplikasi online apalagi dengan tersedianya aplikasi kasir dalam platform android atau iOS.
Mana yang lebih baik? Offline vs online? Berikut ini penjelasannya:
Apa itu Aplikasi Penjualan Offline?
Aplikasi penjualan offline adalah aplikasi kasir yang digunakan pada suatu toko. Transaksi penjualan yang diinput tersimpan hanya di mesin kasir tersebut.
Kalaupun ada beberapa kasir dalam satu toko, data hanya tersimpan pada server di toko tersebut.
Sistem tidak terkoneksi keluar jaringan toko misalnya ke server kantor pusat. Sistem kasir offline memiliki kelebihan dan kekurangan.
Kelebihan sistem kasir offline:
Transaksi lebih cepat karena semua data tersimpan offline
Transaksi bisa dilakukan tanpa adanya koneksi jaringan keluar toko.
Kelemahan sistem kasir offline:
Jika memiliki lebih dari satu lokasi, Anda sulit melihat laporan secara langsung. Anda harus datang ke toko atau data dikirimkan dalam periode tertentu.
Sulit melakukan standardisasi. Misalnya kita perlu melakukan perubahan harga suatu barang, seperti Coca-Cola kaleng 330 ml. Anda harus memberitahukan masing-masing tim di toko untuk melakukan update harga.
Sulit melakukan kontrol terhadap toko, khususnya perubahan harga jual harus dan bisa dilakukan toko masing-masing sehingga rawan kesalahan dan penipuan.
Apa itu Aplikasi Penjualan Online?
Kehadiran aplikasi penjualan online tidak terlepas dari perkembangan teknologi komunikasi dan infrastruktur.
Saat ini menghubungkan satu perangkat komputer ke perangkat lainnya merupakan hal yang umum, apalagi jika kita membicarakan perangkat mobile Android atau iOS yang pada dasarnya sudah terkoneksi secara otomatis ke jaringan internet.
Pada aplikasi kasir online, kita biasanya berbicara kasir yang ada di toko-toko yang tersebar, seluruhnya terkoneksi, khususnya ke kantor pusat. Dengan demikian data akan tersentralisasi.
Kelebihan sistem kasir online:
Transaksi yang terjadi di tokobisa langsung terbaca di kantor pusat atau bahkan di tokolainnya jika hak aksesnya diberikan.
Kontrol dan standarisasi terhadap data bisa terjaga dengan baik. Misalnya, pada saat menambah satu barang/produk baru, akan diinput di kantorpusat.
Setelah itu data akan sama tersebar ke semua toko yang terkoneksi.
Demikian halnya jika ada perubahan harga bisa dilakukan di kantor pusat sehingga meningkatkan kontrol.
Kelemahan sistem kasir online:
Pada saat transaksi terjadi, mesin kasir harus selalu terhubung dengan jaringan ke kantor pusat atau internet.
Pada saat jaringan bermasalah, Anda tidak bisa melakukan input transaksi dan hal ini sangat berisiko menimbulkan penipuan atau fraud.
Transaksi tidak atau lupa diinput pada saat jaringan sudah berjalan kembali.
Anda harus memperhatikan volume data. Misalnya, berapa besar data produk?
Beberapa retail seperti fashion bisa memiliki puluhan ribu, ratusan ribu bahkan menurut pengalaman kami sampai jutaan master produk yang sering disebut SKU (stock keeping unit).
Menggunakan sistem online harus menjadi perhatian soal besar kebutuhan jaringan dengan volume data, termasuk seberapa besar data transaksi yang harus dikirimkan segera setiap transaksi terjadi.
Hal ini agar menghindari sistem berjalan tidak sesuai dengan yang diharapkan dan menyebabkan antrean panjang yang berakibat hilangnya penjualan.
Memerlukan biaya tambahan untuk jaringan yang harus bekerja terus, selama toko beroperasi.
Setelah melihat dua perbandingan di atas, menggunakan aplikasi penjualan online tentu lebih menguntungkan.
Akan tetapi, siapa yang bisa meyakinkan bahwa jaringan ke kantor pusat atau ke internet bisa selalu berjalan tanpa gangguan sama sekali, terutama jika toko banyak dan tersebar sampai ke kota-kota kecil?
Oleh karena itu, kami melihat pemilik bisnis perlu memiliki sistem yang menggabungkan sistem online dan offline ini.
Tujuannya ialah supaya bisa mendapatkan keuntungan dari kedua sistem tersebut. Solusi tersebut adalah desain aplikasi penjualan yang Anda pilih. Walaupun online, tetap juga bisa mendukung pada saat kondisi offline.
Dengan demikian, pada saat transaksi, semuanya harus berjalan secara offline agar bisa berjalan dengan dengan kemampuan data besar.
Pada saat yang sama, sistem juga online. Saat koneksi jaringan tersedia, semua data transaksi otomatis terkirim.
Namun, pada saat kondisi jaringan tidak bekerja, semua data tersimpan offline di mesin kasir sehingga penjualan tidak terganggu.
Pada saat kemudian kondisi jaringan tersedia kembali, otomatis semua transaksi yang belum terkirim akan terkirim ke kantor pusat.
Setelah mengetahui perbedaan aplikasi penjualan online dan offline, silakan tentukan sesuai kebutuhan.
Beberapa hal yang selalu menjadi faktor pertimbangan kami. Di antaranya, berapa banyak toko yang Anda Kelola? Satu atau sampai ribuan toko?
Berapa banyak produk yang Anda tangani? Ratusan kode barang, ribuan, puluhan ribu, ratusan ribu atau bahkan jutaan master barang? (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News