GenPI.co - Tim HRD selaku divisi yang bertanggung jawab atas pengelolaan sumber daya manusia berupa karyawan diuntungkan dengan kehadiran Payroll Application atau Aplikasi payroll.
Aplikasi payroll adalah aplikasi yang digunakan untuk mengelola, mengatur, dan mengotomatiskan pembayaran karyawan.
Menggunakan aplikasi ini dapat membantu Anda melacak semua pembayaran dengan lebih mudah dan mencatat semua pembayaran perusahaan.
Aplikasi payroll karyawan ini bervariasi dalam harga dan fungsionalitas serta dapat digunakan oleh bisnis kecil maupun perusahaan besar.
Dengan akuntansi penggajian otomatis dan perangkat lunak HRIS, bisnis Anda tetap efisien. Pelajari lebih lanjut tentang fungsi bakat di sini!
Menggunakan aplikasi payroll yang efektif akan memungkinkan manajemen atau pengembangan sumber daya manusia untuk memantau jam kerja dan kehadiran, informasi pajak, dan struktur pembayaran lainnya.
Aplikasi itu seringkali bisa dengan mudah diintegrasikan ke dalam program perusahaan yang ada. Perangkat lunak penggajian biasanya dibuat oleh perusahaan teknologi sumber daya manusia pihak ketiga dengan tujuan meningkatkan operasi bisnis perusahaan.
Karyawan bekerja keras untuk Anda dan pelanggan. Namun, mengelola kompensasi tenaga kerja tidak selalu mudah. Faktanya, terkadang bisa sangat rumit.
Itulah sebabnya banyak perusahaan mengandalkan aplikasi payroll karyawan online, sistem berbasis cloud untuk memastikan penanganan dan pembayaran masalah gaji perusahaan yang benar.
Jika Anda masih beranggapan bahwa kertas atau excel lebih murah, coba perhatikan berbagai human error yang terjadi dan justru menimbulkan biaya yang lebih tinggi.
Berinvestasi dalam aplikasi dapat menghemat waktu, tekanan, dan tentu saja, anggaran perusahaan Anda.
Setiap bulan HRD melakukan pengelolaan gaji dengan beberapa tahapan. Tahapan-tahapan tersebut tersusun runtut dan sistematis dengan integrasi antar komponen gaji dalam sistem.
Aplikasi payroll mampu mengelola komponen payroll yang diterima oleh karyawan seperti gaji pokok, tunjangan transportasi, tunjangan makan, BPJS, jaminan pensiun dan lain sebagainya melalui fitur “payroll component”.
Seorang karyawan yang telah menjalani lembur akan mendapatkan uang lembur ketika gajian di bulan selanjutnya.
Namun, tak semua perusahaan memberlakukan cara yang sama. Ada beberapa perusahaan yang membayarkan uang lembur dan reimbursement terpisah dari penggajian. Secara umum, berikut ini adalah tahapan dalam payroll bulanan:
Setiap bulan karyawan melakukan berbagai pekerjaan. Tak jarang pekerjaan tersebut memerlukan bepergian ke luar kota maupun si karyawan harus menggunakan uang pribadi untuk beberapa keperluan.
Contohnya, uang pulsa untuk menghubungi client, biaya penginapan selama perjalanan dinas, dan biaya kesehatan. Semua biaya tersebut masuk ke dalam reimbursement. Setiap karyawan akan dihitung berapa total reimbursement yang ia berhak untuk dapatkan.
Jam kehadiran karyawan sangat berpengaruh terhadap upah bulanan yang diterima. Ketika karyawan datang dan hadir di kantor sesuai jam yang diberlakukan, maka akan menerima upah yang sesuai.
Tak jarang beberapa perusahaan juga menetapkan tunjangan kehadiran untuk karyawan tergantung posisi dan jabatan karyawan di perusahaan.
Dari situlah pentingnya mencatat jam kehadiran karyawan. Data jam kehadiran karyawan yang tersimpan pada sistem absensi akan terintegrasi dengan sistem payroll. Komponen reimbursement dan jam kehadiran didapatkan dari payroll data source.
Tahapan paling akhir dan disukai oleh banyak karyawan adalah proses payroll. Setelah melakukan pemilihan terhadap komponen yang berasal dari payroll data source, selanjutnya staff HRD akan melakukan perhitungan payroll yang akan diterima karyawan.
Proses ini bisa dilakukan dengan fitur “payroll process”. Selain itu, HRD juga bisa memilih opsi bagaimana cara pembayaran dengan fitur payment method. Untuk gaji yang dikirimkan via transfer, staff HRD akan mengirimkan ke nomor rekening karyawan.
Ternyata semakin hari penggunaan aplikasi payroll kian marak karena akan memudahkan kinerja manajemen yang belum sempurna.
Pada umumnya aplikasi ini banyak digunakan di dalam perusahaan kecil sampai menengah. Kegunaan dari aplikasi ini juga sangat beragam, salah satunya adalah untuk mengelola slip gaji yang sering kali membuat pusing.
Payroll sendiri lebih mengacu kepada upah karyawan yang harus dibayarkan, serta di dalamnya mengandung informasi. Pembayaran upah tersebut berlaku berdasarkan periode yang telah ditentukan.
Penggunaan aplikasi tersebut bahkan sekarang ini menjadi peluang bisnis menguntungkan tersendiri.
Mengapa demikian? karena bisa diakses dengan mudah di internet tanpa perlu menambah biaya. Kehadirannya memang beragam sehingga seringkali membuat orang merasa bingung memilihnya.
Oleh karena itu, sebelum memilih, sebaiknya pertimbangkan kelima aplikasi payroll terbaik berikut ini sebelum menggunakannya.
Tak hanya mudah dalam melakukan penggajian, Aplikasi payroll Talenta by Mekari juga dapat membuat laporan payroll secara otomatis dan mencetak form slip gaji jika dibutuhkan. Umumnya dalam setiap periode tertentu staff HRD akan membuat laporan khusus mengenai payroll.
Laporan tersebut bisa dibuat secara otomatis menggunakan fitur payroll report berupa file spreadsheet dan dapat dipilih user disesuaikan dengan kebutuhan.
Fitur ini sangat memudahkan dan menghemat waktu HRD karena tak perlu lagi mengolah data laporan di perangkat lunak yang berbeda.
Tak hanya kemudahan untuk membuat report, HRD juga dimudahkan dalam membuat slip gaji dengan fitur “salary slip”.
Misalkan ada seorang karyawan yang meminta slip gaji kepada HRD untuk keperluan tertentu, fitur salary slip akan memprosesnya dengan output file PDF yang siap dicetak atau disimpan karyawan.
Cara manual dalam perhitungan payroll memakan waktu lama dan berpotensi terjadinya kesalahan hitung oleh staf HRD. Ditambah lagi masalah mengenai kerahasiaan data karyawan alamat, dan nomor rekening yang bersifat rahasia.
Oleh karena itu, di samping menyediakan fitur yang canggih dan praktis, Aplikasi payroll dari Talenta by Mekari juga menyediakan jaminan keamanan data.
Dengan demikian, baik karyawan dan perusahaan tidak perlu waswas mengenai keamanan data dan informasi yang tersimpan.
Kemudahan akses adalah hal lain yang spesial dari Talenta by Mekari. Tak seperti tumpukan dokumen yang digunakan cara manual, cloud based server pada sistem payroll dari Talenta by Mekari menyimpan seluruh data karyawan dengan aman dan ringkas.
Data yang tersimpan dapat diakses melalui berbagai macam perangkat selama masih terhubung dengan internet.
Hal ini sangat berguna jika staff HR mendadak perlu melihat dan mengakses data karyawan ketika berada di luar kantor.
Karena cloud based server juga, seluruh data yang tersimpan akan mengalami pembaharuan secara otomatis jika terjadi update. Data yang ditampilkan adalah data real time dan up-to-date.
Dari sekian banyak kemudahan yang ditawarkan di atas, tentunya membuat perusahaan Anda tertarik merasakan kemudahan yang serupa dalam pembayaran dan pengolahan gaji. Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda bersama tim terbaik dari Talenta by Mekari.
Aplikasi pertama yang biasa digunakan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan dalam bidang payroll adalah Krishand Payroll.
Menggunakan aplikasi ini akan membantu penggunanya dalam menghitung semua gaji karyawan dengan cepat dan akurat. Krishand Payroll bahkan mampu menghasilkan slip gaji serta menyimpan semua catatan gaji.
Selain OpenMiracle, Xero juga merupakan aplikasi yang harus dipertimbangkan sebelum digunakan untuk membantu menyelesaikan masalah payroll.
Xero sendiri merupakan aplikasi akuntansi yang berbasis cloud dan berguna untuk menjalankan urusan keuangan perusahaan. Beberapa diantaranya seperti invoice, koneksi dengan bank, investasi dan masih banyak lagi.
Sebagai informasi tambahan, aplikasi Xero ini berdiri sejak tahun 2006 dan sampai saat ini terus berkembang. Bahkan, kini sudah dipakai hingga seratus delapan puluh negara.
Khusus bagi perusahaan kecil hingga menengah yang hendak menggunakan aplikasi payroll maka pertimbangkan Patriot Payroll. Aplikasi ini memiliki berbagai fitur yang bisa dipesan sesuai dengan kebutuhan, sehingga jauh lebih hemat.
Melalui aplikasi ini, sebuah perusahaan bisa turut mengatur pembayaran para kontraktor maupun vendor yang bekerjasama dengan pihaknya. Lalu, apa keuntungan yang bisa didapatkan apabila menggunakan aplikasi ini?
Pertama, pengguna bisa memilih fitur sesuai kebutuhan sehingga lebih murah,. Kedua, aplikasi ini sangat friendly bagi pemula yang baru pertama menggunakan aplikasi semacam ini.
Keuntungan lain yang bisa dirasakan adalah, Patriot Payroll dilengkapi dengan sistem keamanan kuat. Mengapa? sebab memiliki lapisan firewall yang berguna menjaga data perusahaan.
Aplikasi berikutnya yang bisa memberikan kemudahan serta menguntungkan bagi para usaha kecil sampai menengah adalah OnPay.
Aplikasi ini memakai basis cloud sehingga segala bentuk urusan pembayaran, baik perpajakan maupun pengeluaran keuangan lain bisa diatasi serta diproses dengan mudah.
Apabila ingin menggunakan aplikasi yang bertema buku maka Zoho Books bisa dipertimbangkan lebih dahulu sebelum digunakan.
Zoho Books akan membantu penggunanya dalam melakukan pembayaran dengan cepat. Tidak hanya itu, Zoho Books bahkan bisa mengecek keluar masuknya uang.
Kelima aplikasi payroll yang sudah disebutkan di atas memiliki fungsi masing-masing yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan penggunanya.
Perlu diketahui juga bahwa sebenarnya masih ada macam-macam aplikasi tersebut yang misalnya berbasis website dan lain sebagainya. Apabila masih bingung, sebaiknya pahami dahulu satu per satu aplikasinya dan pertimbangkan dengan matang. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News